Chers acteurs,
Le Gouvernement du Bénin, à travers son Programme d'Actions dénommé « Bénin Révélé » ambitionne de faire du Bénin, l'une des destinations phares en Afrique de l'Ouest dans un proche horizon.
A cet effet, en collaboration étroite avec les partenaires au développement, la mairie d'Aplahoué s'est attelée à la réalisation de ses missions d'une manière soutenue. Malgré les efforts importants déployés, l'institution reste encore mal connue. Ceci est caractérisé par un important déficit de communication qui a parfois rendu le statut, le rôle, les missions et les résultats de la commune peu lisibles pour un grand nombre de partenaires et de la population de la commune. Cet état des choses nuit à l'image de l'organisation et pourrait être interprété comme une sorte d'échec de l'organisation.
Pour donner une plus grande visibilité à ses statut, rôle, missions et résultats, la mairie d'Aplahoué a décidé de se doter d'une stratégie de communication.
L'objectif général visé par cette stratégie consiste à aider la mairie à mieux se faire connaître de ses partenaires au développement et de la population de la commune tant dans l'ensemble de son fonctionnement et ses activités que dans ses résultats et capacités à contribuer au développement. L'atteinte de cet objectif contribuera, sans aucun doute, à mieux répondre aux besoins des bénéficiaires des actions de la mairie. Les retombées et l'impact de la mise en œuvre d'une telle stratégie seront directs pour les populations et les partenaires au développement en termes d'amélioration de la gestion de la gouvernance, du développement des infrastructures et du renforcement des capacités et d'intégration régionale.
C'est au regard de ce contexte que la mairie d'Aplahoué a décidé de se doter d'un site web pouvant lui permettre de faire connaitre la commune, son identité, son ancrage national et ses actions, et d'entretenir son image, ce qui devrait favoriser la réalisation de ses objectifs. Le site web est un outil de management pour faire connaître la mairie et consolider le soutien dont elle a besoin, aussi bien des différentes parties prenantes et du grand public que de son personnel, pour mener à bien sa mission et justifier sa raison d'être.
Chers acteurs, le défi est grand. Il ne peut pas être accompli sans l'accompagnement de chacun et de tous. J'adresse toutes mes gratitudes au gouvernement et à tous nos partenaires techniques et financiers qui nous accompagnent chaque jour dans notre vision de développement. Puisse Dieu bénir tout un chacun pour ses bienfaits. Je voudrais pour finir implorer Dieu à nous assister quotidiennement et à veiller sur notre chère Commune. Qu'il nous donne à tous la force de poursuivre nos objectifs, gage d'un véritable succès individuel et collectif en vue d'un développement durable. Ensemble agissons pour le développement de la Commune d'Aplahoué.
Secrétaire Exécutive de la commune
Monwanou Juconde Yannick
Le Secrétariat Exécutif regroupe, sous la responsabilité et l'autorité hiérarchique de la Secrétaire Exécutive, les services administratifs et techniques de la mairie, à l'exception de ceux relevant du cabinet du maire.
Rôles de la Secrétaire Exécutive
La Secrétaire Exécutive a pour attributions :
- L'organisation des services communaux et l'exécution du service
- La gestion des ressources humaines, financières et matérielles de la commune
- La gestion de l'information et de la communication de la commune
- La délivrance des permis, attestations, certificats et autres autorisations que prévoient les lois et règlements dans les domaines de compétence de la commune
Dans ce cadre, elle :
- Représente la commune dans la vie civile et pour tout ce qui relève de ses attributions propres
- Veille à la bonne planification et à l'exécution des marchés publics communaux
- Conserve et administre les propriétés de la commune
- Suit la gestion des établissements communaux
- Organise la gestion des services de voirie, d'assainissement et d'hygiène
- Organise la gestion des archives
- Publie les règlements dans le ressort de la commune
- Publie les délibérations et les travaux du conseil communal
- Nomme aux emplois communaux pour lesquels la loi ou la réglementation ne fixe pas de dispositions particulières de nomination
- Signe les actes d'état civil sur délégation du maire (cette délégation ne concerne pas la célébration des mariages)
- Organise le processus d'élaboration des documents de planification
- Gère les relations de travail technique avec les services déconcentrés de l'État
La Secrétaire Exécutive est également l'ordonnatrice du budget communal.
Missions de la Secrétaire Exécutive
- Organisation et gestion des services municipaux : assurer l'organisation des services de la mairie et coordonner leurs activités.
- Gestion des ressources : superviser les ressources humaines, financières et matérielles de la commune.
- Gestion administrative : superviser la délivrance des permis et autres documents officiels, ainsi que l'administration des propriétés de la commune.
- Planification et suivi : élaborer des documents de planification stratégique et veiller à leur exécution.
- Ordonnateur budgétaire : préparer, exécuter et suivre le budget communal.
- Communication et information : gérer la communication interne et externe, et publier les règlements et travaux du conseil communal.
- Relations avec l'État et les partenaires : coordonner les relations techniques avec les services de l'État et les partenaires au développement.
- Gestion des crises et des urgences : participer à la gestion des crises (catastrophes naturelles, épidémies, etc.).
Le Secrétariat Exécutif regroupe, sous la responsabilité et l'autorité hiérarchique de la Secrétaire Exécutive, les services administratifs et techniques de la mairie, à l'exception de ceux relevant du cabinet du maire.
Le Secrétariat Exécutif comprend :
- La Secrétaire Exécutive
- Les structures directement rattachées à la Secrétaire Exécutive
- Les directions techniques
La Secrétaire Exécutive
La Secrétaire Exécutive a pour attributions :
- L'organisation des services communaux et l'exécution du service
- La gestion des ressources humaines, financières et matérielles de la commune
- La gestion de l'information et de la communication de la commune
- La délivrance des permis, attestations, certificats et autres autorisations que prévoient les lois et règlements dans les domaines de compétence de la commune
Dans ce cadre, elle :
- Représente la commune dans la vie civile et pour tout ce qui relève de ses attributions propres
- Veille à la bonne planification et à l'exécution des marchés publics communaux
- Conserve et administre les propriétés de la commune
- Suit la gestion des établissements communaux
- Organise la gestion des services de voirie, d'assainissement et d'hygiène
- Organise la gestion des archives
- Publie les règlements dans le ressort de la commune
- Publie les délibérations et les travaux du conseil communal
- Nomme aux emplois communaux pour lesquels la loi ou la réglementation ne fixe pas de dispositions particulières de nomination
- Signe les actes d'état civil sur délégation du maire. Cette délégation ne concerne pas la célébration des mariages
- Organise le processus d'élaboration des documents de planification
- Gère les relations de travail technique avec les Services Déconcentrés de l'État
La Secrétaire Exécutive est l'ordonnateur du budget communal.
Structures et personnes directement rattachées à la Secrétaire Exécutive
Les structures et les personnes directement rattachées à la Secrétaire Exécutive sont :
- Le Secrétariat Particulier
- La Personne Responsable des Marchés Publics
- L'Auditeur Interne
- Le Secrétariat Administratif de la mairie
- La Cellule Juridique
- La Cellule de Contrôle des Marchés Publics
- La Cellule de Communication
Secrétariat Particulier
Le secrétariat particulier de la Secrétaire Exécutive est chargé de :
- Enregistrer, à l'arrivée et au départ, le courrier confidentiel de la Secrétaire Exécutive
- Réceptionner les projets de correspondance ou d'actes soumis à la signature de la Secrétaire Exécutive
- Tenir l'agenda de la Secrétaire Exécutive
- Assurer l'organisation matérielle des déplacements de la Secrétaire Exécutive, en lien avec les services compétents de la mairie
- Exécuter les instructions de la Secrétaire Exécutive
Personne Responsable des Marchés Publics
Sous réserve des dispositions particulières du Code de l'Administration Territoriale et de ses textes d'application, la Personne Responsable des Marchés Publics est nommée et exerce ses attributions conformément aux dispositions organisant les marchés publics.
Auditeur interne
L'Auditeur interne a pour attributions d'assurer la maîtrise des risques liés à la gestion de l'ensemble des activités de la mairie. À ce titre, il veille notamment :
- Au respect des lois, règlements, manuel de procédures et contrats
- À la protection du patrimoine de la commune
- À la fiabilité et à l'intégrité de l'information administrative et financière
- À l'efficience de la gestion
L'auditeur interne contribue à la formation des acteurs de la gestion en vue de l'atteinte des objectifs de performance.
Secrétariat Administratif de la mairie
Le Secrétariat Administratif de la mairie est chargé de :
- Enregistrer, à l'arrivée et au départ, le courrier ordinaire destiné aux autorités de la mairie
- Assurer la ventilation du courrier ordinaire à l'interne et à l'externe
- Organiser les activités de secrétariat des sessions des organes délibérants
- Assurer les relations avec les usagers
- Exécuter les instructions de la Secrétaire Exécutive
Le Secrétariat Administratif de la mairie comprend :
- La division « Gestion des affaires courantes »
- La division « Gestion des sessions »
Cellule juridique
La Cellule juridique a pour attributions de veiller à la légalité des actes pris par les autorités communales. À ce titre, elle est chargée de :
- Conseiller les organes compétents de la commune sur la légalité de leurs délibérations et actes
- Assister la secrétaire exécutive dans l'analyse des implications juridiques des dossiers, en donnant un avis sur les projets d'actes et de conventions, à l'exception des contrats de marchés publics
- Participer à l'élaboration des textes à caractère réglementaire
- Participer aux réflexions concernant le règlement de tout litige opposant la commune à toute personne morale ou physique
- Participer à la rédaction, en lien avec la direction technique concernée et, le cas échéant, l'avocat-conseil, des mémoires et suivre les procédures judiciaires
- Apporter, dans un souci de prévention des litiges, les informations pertinentes en vue de susciter une prise de conscience des impacts juridiques des actes, décisions et pratiques imputables à la mairie
- Faire le point périodique des litiges auxquels la commune est partie et proposer des solutions adéquates de règlement
Cellule de Contrôle des Marchés Publics
Sous réserve des dispositions particulières du Code de l'Administration Territoriale et de ses textes d'application, la Cellule de Contrôle des Marchés Publics est composée et exerce ses attributions conformément aux dispositions organisant les marchés publics.
Cellule de Communication
La Cellule de Communication a pour attributions d'assurer l'information et la visibilité de l'action de l'administration communale. À ce titre, elle est chargée de :
- Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication de la commune
- Préparer à l'attention de la Secrétaire Exécutive les revues de presse quotidienne
- Fournir aux médias les informations ainsi que les éléments à diffuser
- Faire couvrir par les médias les activités impliquant la commune et participant à son développement
- Assurer la veille relative aux informations diffusées par toutes les personnes physiques ou morales et par les médias sur la commune
- Préparer les allocutions de la Secrétaire Exécutive en liaison avec les directions techniques
- Constituer des archives de productions et des archives de presse relatives aux activités de la commune
Directions techniques
Le Secrétariat Exécutif comprend les directions techniques suivantes :
- Direction du Développement Local et de la Planification
- Direction des Affaires Administratives et Financières
- Direction des Affaires Domaniales et Environnementales
- Direction des Services Techniques
- Direction des Systèmes d'Information
Direction du Développement Local et de la Planification
La direction du développement local et de la planification a pour mission l'élaboration et le suivi-évaluation des documents de planification communale, des programmes et projets de développement. Elle est, en outre, chargée de la coopération décentralisée, de la coopération intercommunale et des affaires sociales. La direction comprend :
- Le service du développement, de la planification, du suivi-évaluation et de la statistique
- Le service de la coopération et des affaires sociales
Direction des Affaires Administratives et Financières
La Direction des Affaires Administratives et Financières assure la gestion financière et la comptabilité de la commune en conformité aux lois et règlements. La direction comprend :
- Le Service des Ressources Humaines et des Affaires Générales
- Le Service du Budget, des Finances et des Comptabilités
- Le Service de Recouvrement des Recettes
Direction des Affaires Domaniales et Environnementales
La Direction des affaires domaniales et environnementales assure la conception et la mise en œuvre de la politique de la commune en matière de gestion domaniale, foncière et de protection de l'environnement. Elle comprend :
- Le Service des Affaires Domaniales et de l'Urbanisme
- Le Service de la Protection de l'Environnement
Direction des Services Techniques
La Direction des Services Techniques a pour mission la conception et la gestion des travaux de construction, d'entretien et de maintenance des infrastructures, de l'éclairage public et de la voirie. Elle comprend :
- Le Service des Études et du Suivi de Travaux
- Le Service de la Voirie, de l'Entretien et de la Maintenance des Infrastructures
Direction des Systèmes d'Information
La Direction des Systèmes d'Information a pour mission la conception et la mise en œuvre de la politique de digitalisation des activités, de développement des infrastructures informatiques et de la gestion des savoirs. Elle met en œuvre les projets et programmes de la commune en cohérence avec les projets et programmes nationaux et, à cet effet, requiert l'avis des structures de l'État en charge de la mise en œuvre des politiques nationales en matière de digitalisation. Elle comprend :
- Le Service des Infrastructures et Systèmes
- Le Service des Applications et e-Services
- Le Service d'Archivage et de Gestion des Savoirs
Secrétariat Administratif d'Arrondissement
Les Secrétariats Administratifs d'Arrondissement comprennent :
- La Division des Services Techniques
- La Division des Affaires Courantes
